עוזר/ת מנכ"ל (החלפה לחופשת לידה)
המשרה כבר אוישה. תודה על ההתעניינות!
מטרת התפקיד
שותפות מרכזית עם המנכ"ל בעיצוב ובניהול סדרי העדיפויות הארגוניים והניהוליים, תוך מיקוד בנושאים המרכזיים שעל סדר יומו; הובלת עבודת המטה התומכת במנכ"ל, תכלול נושאים חוצי-ארגון, הכנת תשתית לתהליכי קבלת החלטות ומעקב אחר יישומן, וכן הובלת פרויקטים ומשימות מטעם המנכ"ל וניהול ממשקי העבודה הנדרשים לקידומם.
תחומי אחריות עיקריים
- עבודה שוטפת עם המנכ"ל בתכנון, תיעדוף וקידום סדר היום הניהולי, לרבות תרגום סדרי עדיפויות והחלטות למשימות, לוחות זמנים ותוצרים ברורים.
- מתן תמיכה בקבלת החלטות ועבודת מטה עבור המנכ"ל, הכוללת הכנת חומרים, מצגות ומסמכי עבודה לדיונים, ישיבות, פגישות עסקיות ואירועים, לצד ביצוע מחקרים עסקיים ומקצועיים בהתאם לצורך.
- ניהול ומעקב אחר תוכנית העבודה הארגונית והחלטות המנכ"ל וההנהלה עד להשלמתן, תוך תיאום מול חברי ההנהלה והמנהלים לקידום משימות חוצות-ארגון ומעקב אחר התחייבויות לגורמי פנים וחוץ.
- ניהול שגרת ישיבות ההנהלה והפורומים הניהוליים מקצה לקצה – החל מתכנון וניהול סדר היום והכנת החומרים, דרך כתיבת סיכומי דיון מפורטים והפצת החלטות, משימות ובניית לוחות זמנים כולל מעקב אחר יישומן. סיוע בשיפור שגרות הניהול בין המנכ"ל לחברי ההנהלה.
- ניהול פרויקטים מיוחדים הדורשים הנעה רוחבית של ממשקים פנימיים וחיצוניים ללא סמכות ניהולית ישירה, לצד פתרון חסמים וקידום נושאים מורכבים בין יחידות הארגון.
- ניהול ממשקי חוץ ובעלי עניין מרכזיים עבור המנכ"ל, הכולל הכנה מקיפה לפגישות, מעקב אחר התחייבויות וסיכומים, וניסוח תכתובות ומסמכים רשמיים בשם המנכ"ל.
- ניהול יומן המנכ"ל: תכנון, תיאום ותיעדוף פגישות מרובות משתתפים, הבטחת זמן לעבודת עומק וניהול שינויים דינמיים בלוחות הזמנים בהתאם לסדרי העדיפויות הארגוניים.
- ליווי ותיאום שוטף: ניהול תכתובות ושינויים בזמן אמת, וליווי המנכ"ל בפגישות, סיורים ואירועים מחוץ למשרד בהתאם לצורך.
- ניהול תקשורת ותיעדוף של כלל הפניות והמידע המגיעים למנכ"ל בטלפון, דוא"ל ובערוצים נוספים. תוך הפעלת שיקול דעת עצמאי, מעקב והבטחת זרימת מידע תקינה, ותיעוד.
- אחריות כוללת על התפעול האדמיניסטרטיבי והנסיעות של המנכ"ל, הכוללת תכנון ותיאום נסיעות לחו"ל: טיסות, מלונות, תחבורה. הכנת חומרי רקע ובניית לו"ז פגישות וכנסים. טיפול בנושאים השוטפים, וניהול כרטיס האשראי הארגוני בשיתוף הנהלת החשבונות.
ניסיון והשכלה
- ניסיון של לפחות 3–5 שנים בתפקיד עוזר/ת מנכ"ל, מנהל/ת מטה או תפקיד מטה משמעותי לצד הנהלה בכירה וסביבה מרובת ממשקים – חובה.
- תואר ראשון – חובה.
- ניסיון בהובלת פרויקטים ותהליכים חוצי ארגון – חובה.
- ניסיון בעבודה בארגון גדול, מורכב או בעל פעילות ציבורית/חברתית – יתרון.
- עברית ברמת ניסוח גבוהה מאוד, כולל יכולת גבוהה בכתיבה, עיבוד והצגת מידע.
- אנגלית ברמה גבוהה מאוד, בכתב ובעל פה – חובה.
- שליטה מלאה ב-Outlook, PowerPoint, Word וExcel..
- אוריינות טכנולוגית גבוהה ויכולת להשתמש בכלים דיגיטליים ו-AI לצורך ייעול עבודת המטה.
- ניסיון ב-Salesforce – יתרון משמעותי.
- ניסיון ב-Priority – יתרון.
אודות לקט ישראל
לקט ישראל הוא ארגון הצלת המזון הלאומי של ישראל. הארגון אחראי לאיסוף עודפי מזון טריים ומזינים: פירות וירקות משדות של חקלאים ובתי אריזה, מזון מבושל מבתי מלון, מבסיסי צה”ל, מטבחים מוסדיים ועוד, וחלוקתם באמצעות עמותות שותפות למאות אלפי נזקקים מדי שבוע בכל רחבי הארץ.
האוכלוסיות המקבלות את המזון המוצל הינן ממעמד סוציו אקונומי נמוך וסובלות מאי-ביטחון תזונתי. בקרב אוכלוסיות אלו אין גישה סדירה למזון בריא, וכן חסרים הידע והמודעות בנושאי תזונה נבונה והשפעתה על הבריאות. אוכלוסיות אלה הן בעיקר: קשישים, ניצולי שואה, ילדים בסיכון ומשפחות במצוקה.
אנו בלקט ישראל מאמינים כי המשאב החשוב ביותר הוא המשאב האנושי, על כן אנו מחפשים עובדים טובים ואיכותיים השואפים להגשים את מטרות הארגון.
אתם מוזמנים להצטרף לעשייה המשמעותית של לקט ישראל ולשלוח את קורות החיים שלכם למשרה המוצעת.